Kolding Stadsarkiv oplyser på deres Facebook-side, at de ikke alene beskæftiger sig med historiske arkivalier, men også er ansvarlige for håndteringen af kommunens nutidige dokumenter. Deres arbejde involverer styring af et tværgående it-system, hvor alle dokumenter kommunikeret til og fra kommunen journaliseres, samt administration af politiske dagsordener og referater.
Arkivet håndterer årligt omkring 27.000 sager og 200.000 dokumenter, hvilket nu udgør en samling på over 600.000 sager og 5.000.000 dokumenter. For at strukturere denne enorme mængde information anvender de KLE, en fælleskommunal emnesystematik skabt af Kommunernes Landsforening. Denne struktur fungerer som et navigationsværktøj, der gør det muligt for arkivet at kategorisere deres materialer, på samme måde som biblioteker og supermarkeder organiserer deres indhold.
